Fiche de poste

Direction administrative

Vous aimez apprendre et vous voulez avoir plus d’impact. Vous souhaitez avoir de la liberté et être autonome dans vos fonctions. Vous voulez mettre vos talents et votre carrière au profit de l’inclusion et vous souhaitez relever des défis stimulants au quotidien.

Bienvenue au Journal de la rue! 

Description de l’organisation

Raymond Viger et Danielle Simard ont fondé six organisations interdépendantes, chapeautées par l’organisation Journal de la Rue. Le même Conseil d’administration (CA) gère la gouvernance conjointe des organismes. Le Journal de la Rue, avec son magazine Reflet de Société, est une couveuse d’organismes et d’initiatives communautaires. Il crée des projets entrepreneuriaux et les rend autonomes. Lorsque ceux-ci le deviennent, ils acquièrent le statut d’organisation à but non lucratif pour se dédier à leur mission propre.

Les deux cofondateurs de la structure, qui agissent à titre de directeur général et directrice administrative, préparent actuellement leur départ à la retraite et souhaitent entamer un processus de relève entrepreneuriale. Depuis 30 ans, cette couveuse d’organismes a énormément contribué au développement communautaire du quartier d’Hochelaga-Maisonneuve. À titre d’entrepreneurs communautaires, Raymond Viger et Danielle Simard ont fondé une famille sociale, qui a accueilli de nombreuses personnes en réinsertion sociale en leur offrant une chance d’évolution au sein de la structure. Ils ont répondu aux besoins des jeunes qu’ils ont accompagnés et les ont aidés à se professionnaliser. Aujourd’hui, c’est au tour de l’ensemble de la structure de s’autonomiser et se professionnaliser.

Ce processus de relève est important pour assurer la continuité des activités de la structure, développer de nouvelles compétences au sein des organismes, apporter de nouvelles idées et développer des projets permettant de s’adapter aux enjeux sociétaux en constante évolution.

La figure 1 représente les liens entre les différents organismes. Certains changements sont en cours,  notamment le lancement autonome du Bistro le Ste-Cath, qui a maintenant son propre Conseil d’administration. La subdivision du reste des organisations est également prévue.

Figure 1 : Organigramme

La structure compte actuellement une vingtaine d’employés. Seul le Café Graffiti et le Bistro le Ste-Cath ont des employés attitrés à un organisme spécifique. Tous les autres organismes ont des généralistes qui travaillent pour plusieurs organismes :

• Un directeur général
• Une directrice administrative
• Un gérant de bistro et son équipe
• Une animatrice, chargée de coordonner les activités qui prennent place au Café Graffiti
• Une commis-comptable, en charge de la comptabilité de tous les organismes et du traitement de données en lien avec les abonnements du magazine et les ventes des livres des Éditions TNT;
• Un journaliste à temps plein pour le magazine Reflet de Société;
• Un infographiste chargé d’éditer le magazine Reflet de Société et faire la mise en page des livres lancés par les Éditions TNT.

Le rôle

La personne embauchée pour remplacer la direction administrative actuelle sera principalement responsable de superviser les conditions d’emploi des ressources humaines, ainsi que gérer les ressources financières et matérielles de la structure incluant la supervision de la comptabilité des six organismes. Elle assure, en partenariat avec la direction générale, la gestion de la comptabilité, la gestion administrative et légale, la gestion opérationnelle.

C’est quelqu’un de tolérant et capable de travailler, entre autres, avec des personnes embauchées par la structure dans un contexte de réinsertion sociale. Elle est patiente, organisée et structurée, en mesure de mener des collaborations fructueuses avec différents partenaires et collaborateurs externes.

C’est une personne qui se retrouve dans les valeurs de transparence et d’intégrité portées par la structure, et qui a une forte adhésion à la mission et à l’approche inclusive en intervention sociale qui est prônée.

Principales responsabilités

• En partenariat avec la direction générale, participer à la planification stratégique des activités
• Demeurer à l’affût pour faire des liens, des partenariats ponctuels et long terme;
• Voir à l’optimisation des services pour l’ensemble de l’organisation;
• Participer à la recherche du financement auprès de bailleurs de fonds publics, privés et philanthropiques.

• Assurer la gestion de la comptabilité (recevables, payables et rapports financiers)
• Superviser le commis-comptable;
• Gérer les budgets annuels et par projet ainsi que les comptes inter-compagnies des organisations qui constituent la structure (intercos);
• Rédiger les demandes de subventions et compléter les redditions de compte pour les différents bailleurs de fonds (gouvernements, dons…);
• Assurer la mise à jour de la comptabilité pour les vérifications annuelles des organismes (audits).

• Assurer la gestion administrative et légale
• Gérer les bases de données (Microsoft Access et Excel – niveau intermédiaire pour les bases de données liées à la clientèle; Acumba pour la comptabilité) et les adapter aux différents besoins;
• Rédiger les contrats (ressources humaines, fournisseurs, etc.);
• Planifier et élaborer des budgets et réaliser les travaux de préparation nécessaires aux présentations budgétaires avec le comité de direction et le CA;
• Encadrer, superviser et coordonner les activités administratives et légales de la structure, par ex. l’administration des assurances, mise à jour du Registre des entreprises, déclarations à la CNESST, etc.;
• Élaborer et mettre en place des processus administratifs afin d’améliorer l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations;
• Développer et entretenir un réseau de fournisseurs, de consultants et de collaborateurs nécessaires aux besoins opérationnels de l’organisation.

• Assurer la gestion opérationnelle 
• Répartir et superviser le travail du personnel sous sa responsabilité ; assurer le suivi des différents dossiers en cours;
• Élaborer un cadre de suivi et d’évaluation des activités comptables et administratives de la structure au regard des objectifs fixés et assurer la mise en place des mesures nécessaires au maintien de l’efficience et de l’efficacité;
• Participer à la préparation et au suivi des réunions du conseil d’administration et des différents comités.

• Planifier les ressources matérielles, financières et contractuelles en fonction des besoins réels en ressources humaines
• En se basant sur le plan stratégique, identifier et mettre en place un cadre de travail permettant de répondre aux besoins;
• Soutenir les différents gestionnaires dans leurs activités d’embauche, d’accueil, d’intégration et d’évaluation du personnel en milieu de travail et dans la gestion des contrats;
• Participer à la planification et au déploiement de la croissance opérationnelle de l’organisation;
• Analyser et évaluer l’efficacité financière et opérationnelle de l’organisation.

Expérience professionnelle et formation

• Diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme d’études collégiales ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente (par ex. : comptabilité, gestion, finances);
• Expérience pertinente dans un rôle de comptabilité et/ou de gestion administrative;
• Connaissance ou intérêt en gestion d’entreprise d’économie sociale;
• Réalisations tangibles dans le développement de partenariats et de stratégies de financement;
• Connaissance de l’écosystème de l’économie sociale, de ses opportunités de financement et de ses enjeux, ainsi que de ses particularismes au Québec et au Canada (un atout);
• Expérience en relations gouvernementales (un atout);
• Bilinguisme (français et anglais) à l’écrit comme à l’oral.

Compétences et attributs recherchés

• Leadership mobilisateur, humain et bienveillant; capacité à rallier, esprit collaboratif;
• Esprit entrepreneurial;
• Tolérance au flou et à la complexité; grande écoute et capacité à décoder et à s’adapter à des environnements et des contextes changeants;
• Valeurs compatibles avec celles de la structure, passion pour l’innovation, curiosité intellectuelle et soif d’apprentissage.

Ce que nous offrons

• Une entrée en fonction au courant du mois de juillet 2023
• Contrat d’une année (renouvelable), avec une période d’intégration de 3 à 6 mois et un soutien en continu offert par le Conseil d’administration au besoin
• 5 jours/semaine (37,5 heures/semaine) avec un horaire flexible en fonction des priorités professionnelles et personnelles et de la gestion du travail d’équipe
• Salaire compétitif variant entre $45.000-$60.000/an
• Vacances : 6% du salaire brut, cumulable dès l’entrée en fonction
• Congés annuels offerts selon les normes du travail en vigueur
• L’organisation offre une possibilité de télétravail occasionnel. Pour favoriser le lien et la synergie entre les personnes, elle demande cependant aux membres de prioriser la présence à ses bureaux à Montréal.
• Pour ce poste, des déplacements pourraient être requis de temps à autre. Toutefois, un permis de conduire n’est pas un prérequis.

Comment postuler

Envoyez-nous votre C.V. et parlez-nous de vos expériences, connaissances et intérêts dans une lettre de motivation ou tout autre support de votre choix, avant le 31 mai, à l’adresse suivante : communications@refletdesociete.com. Merci d’indiquer dans l’objet de votre courriel “Direction administrative” et le nom de la plateforme où vous avez pris connaissance de cet affichage (ex: LinkedIn, Facebook, etc.).

Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une première entrevue seront contactées.

Et après ?

Le processus de recrutement se déroulera en deux temps.

• Les candidatures seront analysées au fur et à mesure de leur réception. Nous communiquerons rapidement (d’ici 15 jours) avec les personnes dont les candidatures sont retenues pour les inviter à une première entrevue téléphonique avec l’équipe qui accompagne l’organisation dans le processus de recrutement.
• Si l’envie d’aller plus loin ensemble est bien là, nous vous invitons ensuite à participer à une entrevue avec la direction actuelle du Journal de la Rue.